Längst haben die Planungen für die Weihnachtszeit in der Hotellerie und Gastronomie begonnen und die Erwartungen an das erhoffte Geschäft sind hoch. Doch was tun, wenn die Realität mit ihrer Krankheitswelle für Personalausfälle sorgt?
Die Weihnachts- und Adventzeit ist nicht nur die emotionalste, sondern in vielen Branchen auch die umsatzstärkste Zeit. Dementsprechend wird Personal geplant und ggf. aufgestockt. Doch der aktuelle Gesundheitsreport 2023 der Techniker Krankenkasse (TK) lässt für die kommenden Wochen nichts Gutes erwarten – hatte der Krankenstand der bei der TK versicherten Erwerbstätigen doch bereits im ersten Halbjahr einen neuen Rekordwert erreicht. Der Hauptgrund: Erkältungskrankheiten. Auch aktuell ist die Zahl derer hoch, die von hartnäckigen und langanhaltenden Infekten betroffen sind und auch die Coronazahlen steigen wieder. Doch Hotels und Restaurantbetriebe können sich mit drei einfachen Ansätzen wappnen, um nicht unter den Folgen befürchteter Personalausfälle zu leiden.
- Automatisierung und Beschleunigung manueller Verwaltungsaufgaben
Um die Überlastung und Frustration bei krankheitsbedingten Personalausfällen möglichst gering zu halten, sollten zeitfressende Prozesse abgeschafft werden. Mit digitalen Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanungssystemen wird nicht nur Zeit gespart, sondern diese reduzieren auch die Fehlerquote, die durch schlecht lesbare Stundenzettel oder Excellisten entstehen. Moderne Zeiterfassungs-Tools sorgen dafür, dass die Personalplanungsinformationen überall verfügbar sind und unterstützen eine unkomplizierte Zeiterfassung via Smartphone oder Tablet. Solche Werkzeuge helfen dabei, administrative Aufgaben zu automatisieren oder signifikant zu beschleunigen.
Positiver Nebeneffekt „Transparenz“: die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt, weil in der Mitarbeiter-App nicht nur alle erfassten Zeiten übersichtlich dargestellt werden, sondern auch die Dienst- und Schichtpläne hinterlegt sind, so dass im Bedarfsfall schnell für Ersatz gesorgt werden kann.
- Maximale Flexibilität in der Planung
Wichtig ist, klare Vertretungsregeln zu definieren und an die Mitarbeiter zu kommunizieren. In cloudbasierten Personaleinsatzplanungs-Tools kann in der Regel unkompliziert nach festen Kriterien gesucht werden – sprich die benötigte Ersatzperson ist schnell gefunden und im Einsatzplan lässt sich sofort überprüfen, ob sie auch Zeit hat. „Hinterhertelefonieren“ sollte der Vergangenheit angehören. Digitale Helfer lassen viele Prozesse, die mit der Planänderung zusammenhängen zum Teil im Hintergrund laufen und können auch von unterwegs (Smartphone) angestoßen werden.
- Abwesenheiten einfach erfassen und überblicken
In den meisten Einsatzplanungs-Apps, wie beispielsweise in edtime, können Abwesenheiten einfach und via Smartphone-App beantragt werden. Das minimiert sowohl den Zeitaufwand auf Seiten des Hoteliers oder Gastronomen aber auch des erkrankten Mitarbeiters enorm. Wer dabei auf ein System wie edtime setzt, das sich über eine Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung anbinden lässt, kann zudem die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung individuell abfragen. Auf diese Art und Weise ist die krankheitsbedingte Abwesenheit nicht nur digital erfasst, sondern steht auch der Lohnabteilung zur Verfügung.
Wer also rechtzeitig seine Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung digitalisiert, hat beste Voraussetzungen, um in der Weihnachtszeit auch im Fall unerwarteter Personalausfälle schnell wieder voll handlungsfähig zu sein.