Präzision und Datenvalidität spielen in der Lohnabrechnung eine zentrale Rolle. Bereits kleine Ungenauigkeiten können sich auf Mitarbeitende, Abrechnungsprozesse oder die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben auswirken. Deshalb sollten die Verantwortlichen alle Möglichkeiten nutzen, Fehler zu vermeiden.
Hier die fünf häufigsten Fehler und Tipps, wie sie sich vermeiden lassen:
- Fehlerhafte Abzüge: Ob Steuern oder Sozialabgaben – falsche Eingaben können teure Korrekturen nach sich ziehen. Eine sorgfältige Erfassung der Daten und deren regelmäßige Überprüfung hilft, Abzüge korrekt zu berechnen und Unstimmigkeiten zu vermeiden. Moderne Lohnabrechnungssysteme wie edlohn unterstützen dabei indirekt durch die strukturierte Eingabe von Daten und die Prüfung auf Vollständigkeit.
- Falsche Stammdaten: Fehlende, falsche oder veraltete Mitarbeiterstammdaten führen zu fehlerhaften Abrechnungen. Um diese Fehler zu vermeiden, können in edlohn Checklisten über Exporte erstellt und regelmäßig zur Überprüfung genutzt werden. Außerdem weist das Programm auf relevante Fristen oder Ereignisse wie das Ende der Probezeit oder Arbeitserlaubnisse hin.
- Verspätete Abrechnungen: Das unpünktliche Abrechnen von Löhnen sorgt nicht nur für Verärgerung bei den Angestellten, sondern kann im schlimmsten Fall sogar Strafen nach sich ziehen. Hier hilft edlohn und weist das gesetzliche Übermittlungsdatum aus. Erfolgt die Abrechnung nicht rechtzeitig, erstellt das System automatisch einen Beitragsnachweis für die Sozialversicherung.
- Fehlende Dokumentation der abgerechneten Werte: Eine lückenhafte Dokumentation kann bei Audits oder Betriebsprüfungen Probleme bereiten. Eine zuverlässige Lohnabrechnungslösung wie edlohn speichert alle abgerechneten Daten inklusive Korrekturen gesetzeskonform und sorgt dafür, dass diese jederzeit abrufbar sind.
- Unzureichender Datenschutz: Der Umgang mit sensiblen Personendaten, wie beispielsweise von den Mitarbeitenden, erfordert höchsten Schutz. Zeitgemäße Verschlüsselungstechnologien sorgen dafür, dass die Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.
Unternehmen, die sich moderner Online-Lohnabrechnungsplattformen bedienen, müssen sich keine Sorgen machen, über die genannten Fallstricke zu stolpern. Online-Lohnabrechnungssysteme, wie edlohn, verringern das Fehlerrisiko, gewährleisten die Einhaltung aktueller Datenschutzstandards und erhöhen die Effizienz des Abrechnungsprozesses.
Jetzt mehr Informationen zu edlohn unter: Anwendungen edlohn