Dematerialisierung

Dematerialisation

Einleitung:

Jedes Unternehmen kann die Vorteile der Digitalisierung und Dematerialisierung von Geschäftsprozessen nutzen. Unter Dematerialisierung verstehen wir die Umwandlung aller eingehende Dokumente in elektronische Daten. Tag für Tag gehen in Unternehmen eine Vielzahl an Dokumenten in Form von Briefen, Faxen, E-Mails und Dateien ein. Voraussetzung für die Zufriedenheit von Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten ist hierbei die Effizienz: eine schnelle aber auch fehlerfreie interne Bearbeitung und Verbreitung dieser Dokumente. Hinzu kommt die Einhaltung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen – gerade wenn es um die Abwicklung der elektronischen Rechnung geht. 

Problem:

In Unternehmen besteht oftmals Unsicherheit bei der Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung und der damit verbundenen Wahl der geeigneten Herangehensweise. Das zeigt auch das Ergebnis einer Studie von ibi research: 69% aller erhaltenen elektronischen Rechnungen in Deutschland werden demnach immer noch ausgedruckt. Dabei können Unternehmen mit der Digitalisierung des Rechnungsabwicklungsverfahrens eine Menge Geld einsparen und spürbare Effizienzsteigerung erzielen. Das Ziel vieler Unternehmen ist hier die Etablierung eines „papierlosen Büros“. Jedoch sind sie vorsichtig, denn oftmals liegen Anforderungen in der rechtssicheren Archivierung und der Einhaltung von Compliance-Vorschriften. Dies wird noch verstärkt, wenn Unternehmen über Landesgrenzen hinaus tätig sind.

Lösung:

Für Unternehmen, die Daten und Dokumente innerhalb eines Landes austauschen, aber auch für international tätige Unternehmen ist der digitale Datenaustausch für alle Belegarten, wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Bestätigungen etc. mittels der EDI-Plattform von eurodata möglich. Bei der Archivierung von Belegen gibt es in den Ländern unterschiedliche Regeln. In Deutschland regelt dies z. B. die GoBD. Wir schaffen hier Rechtssicherheit für Unternehmen, denn in Zusammenarbeit mit den Wirtschaftsprüfern der ETL bietet eurodata eine Komplettlösung für die Umsetzung der sogenannten Dematerialisierung unter zusätzlicher Einhaltung und Auditierung der regionalen Vorschriften. Somit werden Abläufe zur Bearbeitung eingehender Dokumente optimiert und reibungslos – idealerweise in einem einzigen Arbeitsgang – gestaltet. Das spart wiederum Kosten und den Zeitaufwand, der durch eine manuelle Bearbeitung von Papierdokumenten entsteht.

Vorteile:

  • Verringerte Erfassungskosten sowie kürzere Bearbeitungszeiten
  • Senkung von Archivierungskosten durch Online-Zugriffe
  • Verringerung der Fehlerquoten in der Rechnungsverarbeitung
  • Verbesserte Transparenz sowie Rückverfolgbarkeit einzelner Prozesse und Vorgänge

Die Einsatzgebiete einer solchen Lösung sind sehr vielfältig. Meistens jedoch findet man sie bei Unternehmen im Distributionsbereich, in der Logistik sowie im (Multichannel) Handel wieder.

Umsetzung:

eurodata stellt alle notwendigen Services des elektronischen Datentransfers über seine EDI (Electronic Data Interchange) und e-Billing Plattform her. Dabei werden Kunden, Partner und Lieferanten an die Plattform über einen Onboarding Prozess angeschlossen. Durch diesen Prozess bieten wir die Möglichkeit Testphasen automatisiert durzuführen und Plausibilitätsprüfungen durchzuführen, um so den Status der Anbindung Ihrer Partner im Auge zu behalten. Die Belegverarbeitung erfolgt dann end-to-end zwischen den in den Unternehmen jeweiligen Buchungssystemen. Darüber hinaus prüfen und zertifizieren unsere Wirtschaftsprüfer die Einhaltung der internationalen Compliance Regeln auf der Plattform.

Die eurodata-Tochter TTO GmbH bietet mit ihrem B2B EDI-Netzwerk ausgereifte und zukunftsweisende B2B Standard Lösungen und kundenindividuelle EDI-Services für die Lieferanten-/Partnerbeziehungen in der Supply Chain, Konvertierungen, Datenaustausch, Performance Monitoring, E-Invoicing und Archivierung – schnell, verlässlich und flexibel. Rund 500 Unternehmen – vom KMU bis DAX-Unternehmen – schätzen TTO GmbH als Partner für das ganzheitliche Management ihrer B2B Lösungen.

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